Wer nimmt meine Anrufe entgegen, wenn ich mich gerade im Kundengespräch oder in einem Termin befinde? Auf kleinen Unternehmen und Freiberuflern haftet ein großer Termindruck, der es oftmals nicht erlaubt, alle Anrufe entgegen zu nehmen und zu beantworten.
Um die Telefonbesetzung kümmert sich auf Wunsch der Telefondienst, der im Auftrag des Unternehmens die Anrufe entgegen nimmt und alle notwendigen Informationen aus dem Gespräch per Internet, Email oder SMS an den Selbständigen weiter leitet. Der professionelle Telefon Service wird auch als Telefonsekretariat oder Sekretariatsdienst angeboten und übernimmt alle Anrufe in Abwesenheit, sowie bei besetzter Leitung. Telefondienste können zudem das gesamte Vorzimmer übernehmen und empfangen so alle Anrufe, die über eine bestimmte Telefonnummer eingehen. Für die anrufenden Kunden oder Geschäftskontakte ist es hierbei nicht ersichtlich, dass sich das Vorzimmer gar nicht vor Ort sondern in einem großen Call-Center befindet – alle Anrufe werden im Namen des Unternehmens entgegen genommen.
Viele große Firmen arbeiten bereits erfolgreich mit diesem Modell und haben vornehmlich ihre Service-Hotlines und Beratungs-Nummern an externe Dienstleister übertragen, welche die gesamte Abwicklung der Anrufe übernehmen. Kleine Unternehmen und Freiberufler profitieren hingegen von einer ständigen Erreichbarkeit und können sich ihren Arbeitsalltag mit dem Telefon Service deutlich erleichtern. Der externe Telefondienst bringt auch einen Kostenvorteil mit sich, der die Leistung besonders für Firmen ohne Büro und freiberufliche Arbeitsgemeinschaften interessant macht. Eingespart wird neben den Arbeitsplatzkosten auch die Sekretärin, deren Arbeitsleistung deutlich teurer ist wie ein externes Anrufsystem, das nur bei Bedarf übernimmt.
In Deutschland wird der Telefondienst von mehreren Call-Center-Dienstleistern angeboten, die entweder nach Minutenpreisen oder zu einem Pauschalpreis pro Anruf abrechnen. Die Mitarbeiter des Telefondienstes leiten alle wichtigen Informationen des Gespräches im Anschluss an das Auftrag gebende Unternehmen weiter. Einen Nachteil bringen outgesourcte Telefondienste jedoch mit sich: die Qualität der Anrufe entspricht in der Regel nicht der eines Sekretariates vor Ort. Zwar nehmen die Telefondamen alle Anrufe mit freundlicher Stimme entgegen, müssen aber bei internen Kommunikationen wie „Wo verbringt denn Ihr Chef seine Urlaub?” passen.
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