Viele Manager großer Firmen und viel beschäftigte Abteilungsleiter kommen im stressigen Arbeitsalltag kaum noch ohne eine persönliche Assistenz zurecht. Ein persönlicher Sekretär oder eine Sekretärin sorgt für den reibungslosen Ablauf des Bürotages.
Die klassische Sekretärin, der im stillen Kämmerlein Briefe diktiert wurden, wird immer häufiger zur persönlichen Assistentin. Zu deren Aufgaben gehört heutzutage vor allem die gute Kontaktpflege mit den Kunden. Sie plant Termine mit Kunden und Geschäftspartnern und betreut diese Geschäftspartner während eines Meetings. Ihr Einsatz ist eine wichtige Komponente, die zum Erfolg der Firma beiträgt. Sie erledigt nicht mehr nur die Post und sorgt sich um das Wohl des Managers, sondern ist oftmals wichtiger Ansprechpartner für eine ganze Firma oder eine große Abteilung. Eigentlich kann man sie selbst als Managerin bezeichnen.
Ein persönlicher Sekretär (oder eine Sekretärin) weiß um die Vorlieben und Wünsche seines Chefs, ohne dass dieser viele Worte machen muss. Ein eingespieltes Team aus Manager und Assistenz ist der Schlüssel zum Erfolg einer Firma. Die Assistenz bucht Reisen vom Weg zum Flughafen, über den Flug, das Hotel bis hin zum Mietwagen vor Ort. Sie ist im Idealfall die gute Seele des Hauses und denkt vorausschauend. Wenn Probleme auftreten, lässt sie sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen, sondern findet eine akzeptable Lösung.
Solch ein Beruf setzt Stressresistenz voraus. Zu empfehlen ist, dass sich die persönlichen Assistenzen in ihrer Freizeit ein Ventil zum Stressabbau suchen. Regelmäßiger Sport kann dabei sehr hilfreich sein. Wichtig ist auch, mit dem Chef das Gespräch zu suchen, wenn Schwierigkeiten auftreten. Unterschwellige, nie ausgesprochene Konflikte zwischen Assistenz und Chef können in eine Sackgasse führen. Regelmäßige Meetings und Gesprächszeiten helfen dabei, die Zusammenarbeit für beide Seiten zu optimieren. Die Assistenz sollte immer über die anstehenden und zukünftigen Projekte des Managers im Bilde gehalten werden, damit sie das Büro effektiv managen kann.
Dann steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.
© dundersztyc – Fotolia.com
» Ein Lohnprogramm ist der ideale Helfer bei der Finanzplanung
» Sich seine Visitenkarten professionell gestalten zu lassen, macht Sinn
